Więcej informacji o tym, czy faktura proforma zobowiązuje do zapłaty.
Wszyscy, którzy prowadzą własną firmę, ale też i większość osób realizujących zakupy online, otrzymali choć raz fakturę proforma. Nie wszyscy jednak wiedzą, czym faktycznie jest ten dokument i czym różni się on od tradycyjnej faktury.
Czy fakturę proforma ujmuje się w dokumentacji księgowej?
W języku łacińskim pro forma oznacza „prowizorycznie”, dlatego nieraz spotykamy się z wyjaśnieniem, iż faktura proforma to tymczasowy rachunek sprzedaży. I faktycznie, faktura tego typu nie jest dowodem księgowym, w związku z tym nie uwzględnia się jej w ewidencji księgowej czy w księdze przychodów i rozchodów. Zaleca się natomiast zachować ją dla celów informacyjnych.
Faktura proforma powinna uchodzić wobec tego za dokument handlowy, który rodzajem propozycji konkretnej oferty. Nie stanowi potwierdzenia wykonania usługi ani nabycia towaru, a więc w myśl przepisów ustawy o podatku od towarów i usług nie nie stanowi podstawy do odliczenia wykazanej w niej kwoty podatku VAT. Czy zatem faktura proforma jest ostateczna? Nie, bowiem mówi o usłudze lub sprzedaży, która jeszcze nie była wykonana, wobec tego warunki transakcji w niej sformułowane mogą wciąż być zmodyfikowane.
Co powinno znaleźć się na fakturze proforma?
Faktura proforma przypomina z wyglądu oraz zawiera podobne elementy co faktura VAT, m.in.:
- dane stron,
- datę i miejsce jej wystawienia,
- nazwę towarów albo usług, będących przedmiotem transakcji (wespół z wskazaniem ich jednostek miary, ilości itp.),
- wartość netto oraz brutto (zarówno pojedynczych towarów i usług, jak i wartość pełnego zamówienia) opisana również słownie,
- stawka oraz obliczona z tego tytułu wysokość podatku VAT,
- informacja o zakresie naliczonych zniżek,
- określenie prognozowanej daty dostarczenia towaru czy też wykonania usługi,
- wskazanie terminu wniesienia opłaty.
Taką fakturę należy oznakować wyraźnie w nagłówku określeniem “PRO FORMA”, by nie było żadnych problemów z rozróżnieniem tego dokumentu od stosownej faktury VAT, wywołującej skutki podatkowe. Należy też mieć na uwadze, że ten rodzaj faktury nie zwalnia z obowiązku wydania kontrahentowi wiążącej faktury VAT. Co istotne, faktury proforma nie wystawia się w przypadku, gdy kontrahent przeleje już przedpłatę lub uiści w całości opłatę za przedmiot transakcji.
